9月度定例会議の議事録は別紙を同封致しましたので、ご高覧ください。
さて、9月度の会議は、会場変更連絡に不行き届きがあり、いつも通りに防災センターにお集まりの皆様には、何もせずにお帰りいただくことになり、誠に申し訳なく、その顛末をご報告致しますと同時にお詫び申し上げる次第です。
会場を「防災センター」から「まちキャン」に変更したのですが、その変更連絡をメールだけで済ませていたことが第一のミス。そして、会場手配も、皆様への変更連絡も有理子一人に任せてチェックしなかったことが第二のミスで、それら全てがわたし笠井の無責任さに起因します。本当に申し訳ありません。重ねてお詫び申し上げます。今後は、以下のことに気を付けて参ります。
●会場の予約時期について
会場の手配を一ヶ月前に行うのではなく、最大限早い段階で手配を行う。（会場が防災センターの場合は、長岡市の規定により３ヶ月前より予約可能なので、3ヶ月分まとめて予約するようにします）
●予約する会場について
「駐車料金不要な会場であること」「借料不要な会場であること」に注意して予約します。
まちキャンは、地下駐車場の駐車料を各々ご負担いただかねばなりません。今後、防災センターが予約できない場合は、駐車料金不要の「さいわいプラザ（←旧市役所）」等を利用するように致します。
また、まちキャンの今回の会場については、有理子への事前の指示が不足していたため、行く直前になって有料の会場を予約したことを知らされました。結局は、会場で交渉し、たまたまキャンセルとなった無料の部屋に変更したので事なきを得ましたが、皆様より集めた会費を無駄に使うところでした。今後は気を付けます。
●連絡手段について
ことの発端は、連絡をメールに頼ったことにありますので、今後は、メール以外にも電話するなど致します。　　（笠井）